KIT Recruitment is partnered with a well-established and reputable food manufacturer. We are looking for a bilingual Sales Coordinator to support the organization’s retail and foodservice business. Reporting to the Quebec/Atlantic Sales Director, this role plays an important part in coordinating customer orders, product setup, e-commerce listings, production requirements, and sales administration.

This position is ideal for an organized, detail-oriented professional who thrives in a fast-paced environment and enjoys working across Sales, Production, Shipping, Accounting, and customer teams. The successful candidate will help ensure orders are processed accurately, products are properly maintained across GS1 Canada and customer portals, and finished goods move smoothly from order entry through production and customer delivery.

 

Sales Coordinator – Details

·        Salary: $60,000–$70,000/year

·        Bonus: Up to 15% of base pay for fiscal year

·        Schedule: Monday to Friday, on-site

·        Vacation: 2 weeks (prorated in first year)

·        Benefits: Begin after completion of the 3-month probationary period

·        Pension: Flat 10% RPP contribution based on gross annual salary, eligible after 1 year of service

 

Sales Coordinator – Responsibilities

·        Enter, review, and confirm customer purchase orders in Microsoft Dynamics 365 (D365), ensuring pricing, quantities, product details, shipping instructions, and applicable terms are accurate.

·        Provide customers with order confirmations and communicate order changes, delays, discrepancies, or special requests.

·        Oversee customer orders from initial receipt through production and shipment, following up and expediting orders as required.

·        Collaborate with Shipping and Production teams to coordinate deliveries and ensure customer orders are completed accurately and on time.

·        Work closely with Account Managers to resolve customer concerns, order discrepancies, and inventory-related issues.

·        Monitor inventory and product availability to support complete and timely fulfillment of customer purchase orders.

·        Set up and maintain retail and foodservice products within GS1 Canada, ECCnet, and customer e-commerce portals, ensuring product, marketing, nutritional, pricing, and shipping information remains current and accurate.

·        Coordinate product imaging submissions and review GS1 information and images for accuracy.

·        Review and approve GS1 Canada invoices and prepare customer listing forms containing product specifications, pricing, and shipping details.

·        Support daily production planning by reviewing fresh and frozen purchase orders, available inventory, and production capacity throughout the shift.

·        Liaise with Sales and Production teams to create and release daily production orders and ensure products are ready for scheduled transportation.

·        Enter applicable orders into i-Trade.

·        Assist with new product launches by documenting and validating customer specifications, raw materials, packaging, and pricing with Sales, Plant, Finance, and Regulatory teams before initial orders are submitted.

·        Maintain production and order status updates, correspondence, and electronic documentation within appropriate systems.

·        Communicate directly with customers and suppliers as required to resolve order-processing issues and obtain order acknowledgements.

·        Support customer payment and account follow-up, including processing or forwarding payments when required.

·        Provide administrative support to the Sales and Accounting teams and maintain accurate customer records.

·        Support the Quebec/Atlantic Sales Director with regional order entry while assisting selected Retail and Foodservice accounts in Ontario.

·        Assist the Sales team with customer-specific projects and other sales support requirements.

 

Sales Coordinator – Qualifications

·        Fluency in both English and French is required.

·        Post-secondary degree or diploma in a related field.

·        2–3 years of experience in sales coordination, retail support, customer service, or a related role.

·        Strong understanding of Electronic Data Interchange (EDI), SPS Commerce, GS1, ECCnet, and e-commerce portal setup and maintenance.

·        Experience with Microsoft Dynamics 365 (D365) or a similar ERP/order-management system is an asset.

·        Excellent organizational and time-management skills with the ability to manage multiple priorities and strict deadlines.

·        Strong problem-solving skills and the ability to work independently with a sense of urgency.

·        Exceptional attention to detail and accuracy when processing orders, pricing, product information, and customer documentation.

·        Excellent written communication skills in English and French, including the ability to prepare product descriptions and some social media content.

·        Comfortable managing high work volumes while maintaining consistent accuracy and quality.

·        Professional and positive interpersonal skills with the ability to collaborate effectively with customers, suppliers, Sales, Production, Shipping, Accounting, and other internal teams.

·        Flexible, enthusiastic, dependable, and committed to contributing to a collaborative team environment.

 

Coordonnateur(trice) des ventes 

KIT Recruitment est partenaire d’un fabricant alimentaire bien établi et réputé. Nous sommes à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice) des ventes bilingue afin de soutenir les activités de vente au détail et de services alimentaires de l’organisation. Relevant du/de la directeur(trice) des ventes Québec/Atlantique, la personne titulaire du poste jouera un rôle important dans la coordination des commandes clients, la création et la mise à jour des produits, les plateformes de commerce électronique, les besoins de production et le soutien administratif aux ventes.

Ce poste convient parfaitement à une personne organisée, minutieuse et à l’aise dans un environnement dynamique, qui apprécie travailler en collaboration avec les équipes des ventes, de la production, de l’expédition, de la comptabilité ainsi qu’avec les clients. La personne retenue contribuera à assurer l’exactitude du traitement des commandes, la mise à jour des produits dans GS1 Canada et les différents portails clients, ainsi que le bon déroulement des opérations, de la réception de la commande jusqu’à la livraison au client.

 

Coordonnateur(trice) des ventes – Détails

·        Salaire : 60 000 $ à 70 000 $ par année

·        Prime : Jusqu’à 15 % du salaire de base pour l’exercice financier

·        Horaire : Du lundi au vendredi, en présentiel

·        Vacances : 2 semaines (calculées au prorata pour la première année)

·        Avantages sociaux : Entrée en vigueur après la période de probation de 3 mois

·        Régime de retraite : Contribution fixe de 10 % au RPA, calculée sur le salaire annuel brut, admissible après 1 an de service

 

Responsabilités – Coordonnateur(trice) des ventes

·        Saisir, réviser et confirmer les bons de commande des clients dans Microsoft Dynamics 365 (D365) en s’assurant de l’exactitude des prix, quantités, renseignements sur les produits, instructions d’expédition et conditions applicables.

·        Fournir les confirmations de commande aux clients et communiquer tout changement, retard, écart ou demande particulière.

·        Assurer le suivi complet des commandes, de leur réception jusqu’à la production et l’expédition, et accélérer leur traitement lorsque nécessaire.

·        Collaborer avec les équipes d’expédition et de production afin de coordonner les livraisons et d’assurer l’exécution exacte et ponctuelle des commandes.

·        Travailler étroitement avec les gestionnaires de comptes afin de résoudre les problèmes liés aux commandes, aux clients et aux stocks.

·        Surveiller les niveaux d’inventaire et la disponibilité des produits afin de favoriser l’exécution complète et ponctuelle des commandes.

·        Créer et maintenir les fiches des produits de détail et de services alimentaires dans GS1 Canada, ECCnet et les différents portails de commerce électronique des clients, en assurant l’exactitude des renseignements sur les produits, le marketing, les valeurs nutritives, les prix et l’expédition.

·        Coordonner la soumission des produits pour la prise d’images et vérifier l’exactitude des images et des renseignements contenus dans GS1.

·        Réviser et approuver les factures de GS1 Canada et préparer les formulaires de référencement des clients comprenant les prix, les spécifications des produits et les renseignements d’expédition.

·        Soutenir la planification quotidienne de la production en examinant les commandes de produits frais et congelés, les stocks disponibles et la capacité de production tout au long du quart de travail.

·        Collaborer avec les équipes des ventes et de la production afin de créer et libérer les ordres de production quotidiens et de s’assurer que les produits sont prêts pour les heures de ramassage prévues.

·        Saisir les commandes applicables dans i-Trade.

·        Participer aux lancements de nouveaux produits en documentant et en validant les spécifications clients, les matières premières, l’emballage et les prix avec les équipes des ventes, de l’usine, des finances et des affaires réglementaires avant la soumission des premières commandes.

·        Maintenir à jour les statuts de production et des commandes, la correspondance ainsi que la documentation électronique dans les systèmes appropriés.

·        Communiquer directement avec les clients et les fournisseurs lorsque nécessaire afin de résoudre les problèmes liés au traitement des commandes et d’obtenir les confirmations requises.

·        Participer au suivi des paiements et des comptes clients, incluant le traitement ou l’acheminement des paiements lorsque requis.

·        Fournir un soutien administratif aux équipes des ventes et de la comptabilité et maintenir des dossiers clients précis et à jour.

·        Soutenir le/la directeur(trice) des ventes Québec/Atlantique dans la saisie des commandes régionales tout en appuyant certains comptes de détail et de services alimentaires en Ontario.

·        Participer à divers projets propres aux clients et fournir un soutien supplémentaire à l’équipe des ventes au besoin.

 

Qualifications – Coordonnateur(trice) des ventes

·        Maîtrise du français et de l’anglais requise.

·        Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine pertinent.

·        2 à 3 ans d’expérience en coordination des ventes, soutien au commerce de détail, service à la clientèle ou dans un rôle connexe.

·        Bonne compréhension des processus d’échange de données informatisé (EDI), de SPS Commerce, de GS1, d’ECCnet ainsi que de la création et de la gestion de portails de commerce électronique.

·        Expérience avec Microsoft Dynamics 365 (D365) ou un système ERP/de gestion des commandes similaire considérée comme un atout.

·        Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et de respecter des échéanciers serrés.

·        Solides aptitudes en résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome avec un bon sens de l’urgence.

·        Grande attention aux détails et souci de l’exactitude dans le traitement des commandes, des prix, des renseignements sur les produits et de la documentation client.

·        Excellentes aptitudes en communication écrite en français et en anglais, notamment pour la rédaction de descriptions de produits et de certains contenus destinés aux médias sociaux.

·        Capacité à gérer un volume de travail élevé tout en maintenant un niveau constant de précision et de qualité.

·        Excellentes habiletés interpersonnelles et professionnelles permettant de collaborer efficacement avec les clients, fournisseurs et équipes internes, notamment les ventes, la production, l’expédition et la comptabilité.

·        Personne flexible, enthousiaste, fiable et possédant un fort esprit d’équipe.